¿Orden o caos?, el dilema de cada empresa

¿Alguna vez has sentido que cuanto más intentas organizar tu empresa, más caos aparece?

No estás solo. En el mundo real, el orden no es gratuito, ni permanente. Cada intento por reducir el desorden, la entropía – ya sea implementando un nuevo sistema, redefiniendo los procesos o cambiando las estructuras – puede generar fricciones, resistencias y hasta más confusión.

En artículos anteriores hablamos de la neguentropía como una aspiración: esa capacidad de los sistemas para resistir el caos y regenerar el orden. Pero hoy vamos más allá. Este artículo se adentra en la neguentropía como práctica viva, con sus luces y sus sombras. ¿Qué implica realmente introducir orden en una organización? ¿Cuáles son los costos ocultos? ¿Y cuando el remedio puede ser peor que la enfermedad?

El precio del orden: nada es gratis

Ordenar una empresa suena bien… hasta que toca pagar la factura. Implementar un ERP, diseñar procesos, capacitar equipos: todo cuesta. Tiempo, dinero, energía… y algo más inesperado: caos.

Si, leíste bien. Cada intento por introducir orden genera, al menos al principio, un poco más de desorden. ¿Por qué? Porque implica romper inercias, desaprender hábitos, enfrentar resistencias. Y eso duele.

Por eso, antes de lanzarse a ordenar, vale la pena preguntarse: ¿Es aceptable el costo de esta intervención? ¿Estoy preparado para el “efecto rebote” si no se gestiona bien? ¿Estoy aplicando orden donde realmente se necesita?

Para responder estas preguntas debe recordarse el Principio Cero de la Termodinámica, el que afirma que solo se puede eliminar la entropía en el cero absoluto, y ese es un estado que no ha podido alcanzarse.

¿Cómo saber si tu empresa está desordenada?

Aunque no existe un “termómetro de entropía”, sí hay señales que indican que algo no está bien:

• Procesos lentos o enredados: si todo toma más tiempo del necesario, hay ruido en el sistema.

• Alta rotación del personal: especialmente si se va el talento clave, implica que algo está fallando en la cohesión.

• Metas que no se cumplen sin una causa conocida: esta es una alerta roja de desalineación.

• Errores repetitivos y retrabajos: síntomas clásicos de procesos mal diseñados, o mal comunicados.

Estos indicadores no son verdades absolutas, pero si sirven de ayuda para construir un mapa de calor del desorden, que muestre los aspectos críticos. Y si, tras una intervención, estos indicadores mejoran de forma sostenida, lo has logrado. Estás aplicando neguentropía con éxito.

El factor humano: donde todo empieza, y también donde se traba

Ordenar implica cambiar. Y cambiar incomoda. Las personas, por naturaleza, se resisten a lo nuevo, sobre todo si no entienden el “para qué” o no fueron parte del diseño del cambio.

Esa resistencia genera entropía: errores, sabotajes pasivos, desmotivación. Por eso, la gestión del cambio no es un “extra”, es el corazón de cualquier estrategia neguentrópica.

Por eso, los elementos claves para reducir la resistencia son involucrar a las partes desde el inicio, comunicar beneficios concretos y visibles a largo plazo y formar líderes que acompañen, no que impongan.

Errores comunes al aplicar la neguentropía

Aplicar neguentropía sin caer en la trampa es todo un arte. Aquí algunos errores frecuentes que conviene evitar:

1. Confundir orden con control excesivo: imponer reglas sin flexibilidad puede matar la creatividad y adaptabilidad.

2. Aplicar soluciones estándar a problemas únicos: lo que funcionó en otra empresa no necesariamente funcionará en la tuya.

3. Ignorar la cultura organizacional: si no se trabaja sobre las creencias y valores compartidos, cualquier cambio será superficial.

4. No medir el impacto de las intervenciones: si no se poseen indicadores claros no se sabrá si estas reduciendo entropía o solo maquillando el caos.

5. No querer ordenar todo al mismo tiempo: la neguentropía efectiva se aplica “una restricción a la vez”, tal y como propone la Teoría de Restricciones.

Un caso real: Johnson& Johnson y el Tylenol

En 1982, Johnson & Johnson enfrentó una crisis brutal: cápsulas del medicamento Tylenol contaminadas con cianuro provocaron la muerte de siete personas en Chicago, Estados Unidos. Nadie sabía cómo había pasado, pero el caos era total.

La empresa respondió con rapidez, transparencia y decisiones difíciles. Cada acción generó entropía (costos, cambios, resistencia), pero también aprendizaje y evolución. ¿La clave? Una cultura organizacional sólida que priorizó el bienestar del cliente, por encima del interés financiero. Esa cultura actuó como una reserva de neguentropía que permitió absorber el golpe sin perder el rumbo.

Orden, desorden… nuevo orden

Una paradoja: cada intento por reducir el caos puede, con el tiempo, generar nuevas formas de entropía. Lo que hoy es una solución, mañana puede ser un problema. O incluso, puede destapar o acrecentar otros problemas.

Por eso, la neguentropía no es un evento, es un ciclo. Orden, desorden, nuevo orden. Y así sucesivamente. Este enfoque se alinea con metodologías como el kaizen o la Teoría de restricciones: mejorar una cosa a la vez, pero sin detenerse.

Cultura organizacional: el terreno donde todo germina (o se marchita)

La cultura de una empresa puede ser una fuente de desorden, de caos. Si promueve transparencia, el aprendizaje y la colaboración, el orden puede regenerarse por sí solo. Pero si se basa en el control, el miedo o la rigidez, cualquier intento de mejora se ahoga.

Gestionar la neguentropía implica trabajar sobre la cultura: identificar creencias limitantes, reforzar valores que favorezcan la adaptabilidad y formar líderes que modelen el comportamiento deseado.

El entorno no espera: entropía externa y resiliencia interna

El mundo cambia más rápido de lo que las empresas pueden adaptarse. Nuevos competidores, crisis, disrupciones tecnológicas, todo esto genera entropía externa.

No puede evitar el caos, pero sí puedes prepararte para absorberlo. ¿Cómo? Observando el entorno con atención estratégica, desarrollando capacidades adaptativas, no solo defensivas y aplicando neguentropía en foco, solo una mejora a la vez. No se puede ordenar todo al mismo tiempo y no todo puede ordenarse.